Tipps für ein gelungenes Handling der geschäftlichen Weihnachtskarten

Während die meisten Menschen in Deutschland derzeit mit ihrer Urlaubsplanung beschäftigt sind, herrscht in vielen Unternehmen in den Sommermonaten Hochkonjunktur in Sachen Weihnachtskarten Planung. Denn trotz der aufkommenden Beliebtheit virtueller Kommunikationsmedien wie Sozialen Netzwerken, Emails und Kurznachrichtendiensten hat die Weihnachtskarte im Geschäftsleben nicht an Beliebtheit verloren.

Alle Jahre wieder müssen Firmen Weihnachtskarten bestellt werden
Alle Jahre wieder müssen Firmen Weihnachtskarten bestellt werden

 

In vielen Marketingkonzepten stellt die Weihnachtskarte ein elementar wichtiger Baustein zur Pflege der Kundenbeziehungen dar. Es soll sogar DAX-Unternehmen geben, in denen es die Weihnachtskarte Jahr für Jahr auf die Agenda der Vorstandssitzungen schafft. Was den meisten Empfängern der Weihnachtskarten gar nicht bewusst ist, ist die Tatsache, dass der organisatorische, zeitliche und finanzielle Arbeitsaufwand für das Management der Weihnachtskorrespondenz enorm ist. Die folgenden sieben Tipps sollen Unternehmen beim Handling der Weihnachtskorrespondenz unterstützen: 

Tipp 1: Weihnachtskartenverantwortlichen bestimmten

Frei nach der Redewendung „zu viele Köche verderben den Brei“ sollte für die Koordination der Weihnachtskartenkorrespondenz einer Person im Unternehmen verantwortlich sein. In Unternehmen, die über 1.000 Weihnachtskarten verschicken, ist es sinnvoll eine Projektgruppe „Weihnachtskarten“ ins Leben zu rufen. Dabei sollte eine Person als Projektverantwortlicher bestimmt werden und für die Koordination aller Projektbereiche verantwortlich sein. Die Person, die für das Weihnachtskartenmanagement verantwortlich ist, sollte mit Herzblut dabei sein und die Aufgabe nicht als lästige Pflicht ansehen. Denn eine gelungene Weihnachtskarte stellt ein tolles Instrument zur aktiven Kundenbindung da. Eine falsch eingesetzte Weihnachtskarte kann sich hingegen schädlich auf die Kundenbeziehung auswirken.

Mit der Planung sollte ca. sechs Monate vor Weihnachten angefangen werden. Letztendlich muss der Startzeitpunkt von der Anzahl der zu kaufenden Weihnachtskarten und der Form der Personalisierung abhängig gemacht werden. Sollen nur einige hundert Kunden mit einem standardisierten eingedruckten Text angeschrieben werden, kann mit der Planung auch zwei Monate vor Weihnachten begonnen werden.

Tipp 2: Weihnachtskarten kaufen

Die Beschaffungswege für den Bezug von Firmen Weihnachtskarten haben sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Wurden vor 15 Jahren noch ein Großteil der Weihnachtskarten über Weihnachtskartenkataloge bestellt, werden Firmen Weihnachtskarten heute primär online gekauft. Neben den Weihnachtskartendruckereien, bei denen man standardisierte Firmenweihnachtkarten bestellen kann, gibt es im Internet auch Grußkartenshops, in denen man die modernen Weihnachtskarten der deutschen Grußkartenverlage bestellen kann. So kann man im Grußkarten Shop von Grußkartenladen.de über 300 verschiedene Weihnachtskarten kaufen. Der durchschnittliche Brutto-Verkaufspreis einer Weihnachtsdoppelkarte inkl. Kuvert liegt bei 2,50 €. Bei größeren Bestellmengen wird ein gesonderter Mengenrabatt gewährt.

Weihnachtskarten kaufen  ist gar nicht so einfach
Weihnachtskarten kaufen ist gar nicht so einfach! Beispiel einer beliebten Weihnachtskarte

Beim Einkauf der Weihnachtskarten sollte darauf geachtet werden, dass die Karten nachhaltig produziert werden. Ein Indikator ist das FSC-Logo. Dennoch gilt es zu beachten, dass nicht alle Grußkartenverlage ein FSC-Logo auf die Rückseiten ihrer Karten drucken. Im Zweifel kann man direkt bei den Grußkartenverlagen anrufen und sich darüber informieren, in welchem Land die Weihnachtskarte gedruckt worden ist und was für ein Papier verwendet worden ist. Vom Kauf von Weihnachtskarten die in Fernost produziert worden sind, sollte Abstand genommen werden.

Das Angebot an unterschiedlichen Weihnachtskarten ist enorm. Daher sollte man sich von der Illusion lösen, dass es eine für alle Menschen perfekte Weihnachtskarte gibt. Geschmäcker sind völlig subjektiv. Was dem einen gefällt, kann beim nächsten auf völlige Ablehnung stoßen. Dennoch sollten das Design und der Text auf der Weihnachtskarte zum Unternehmen (CI-Vorgaben) und zu seinen Kunden passen. Ob man sich für den Kauf einer lustigen, einer klassischen oder einer modernen Weihnachtskarte entscheidet, hängt letztendlich von der Branche und von den Kunden eines Unternehmens ab. Während Rechtsanwälte und Steuerberater tendenziell eher klassisch bis moderne Weihnachtskarten verschicken, können Kommunikations- oder Werbeagenturen ohne Probleme auch humorvolle bis witzige Weihnachtskarten kaufen. Witzig sollte aber auf keinen Fall mit kitschig verwechselt werden! Qualitätskarten haben ein Grammatur von 160g/m pro Karte. Vom Kauf von Billigkarten, die zu einem Stückpreis von unter 2 € verkauft werden, sollte Abstand genommen werden. Viele Menschen können innerhalb eines Bruchteils einer Sekunde erkennen, ob es sich bei der Weihnachtskarte um eine Qualitätskarte eines Markenherstellers oder um eine Billigkarte aus Fernost handelt.

Tipp 3: Empfängerliste erstellen

Hat man die passende Weihnachtskarte gefunden, gilt es in Excel oder einem alternativen Tabellenkalkulationsraum eine Empfängerliste zu erstellen. Als Basis sollte die Empfängerliste aus dem Vorjahr dienen. Grundsätzlich sollte man sich gut überlegen, an welche Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner man eine Weihnachtskarte schicken will. Kontinuität hat beim Verschicken von Weihnachtskarten eine elementar wichtige Bedeutung. Es sollte tunlichst unterlassen werden, einem Kunden im ersten Jahr eine Weihnachtskarte zu schicken und im zweiten nicht. Viele Menschen haben eine ganz feine Antenne und würden sich schnell herabgesetzt fühlen, wenn sie entgegen ihrer Erwartung auf einmal keine Weihnachtskarte mehr erhalten. Der Erstellung der Weihnachtskarten Empfängerliste kommt daher eine große Bedeutung zu. Beim verschicken der Weihnachtskarten sollte auf Qualität statt Quantität gesetzt werden! Es macht durchaus Sinn, einige Kunden weniger in die Liste aufzunehmen und dafür mehr Zeit und Geld in die Qualität der Weihnachtskarten zu investieren.

Tipp 4: Handschriftlich ist ein Muss 

War es vor einigen Jahren noch Gang und Gäbe, dass Weihnachtskarten persönlich mit der Hand geschrieben wurden, hat die zunehmende Popularität der Online Druckereien dazu geführt, dass immer mehr Firmen standardisierte Weihnachtsgrüße in ihre Weihnachtskarten drucken lassen. Wirklich persönlich sind solche Weihnachtsgrüße nicht. Einen nachhaltigen Eindruck wird man damit in den meisten Fällen beim Kunden nicht hinterlassen können.

Insbesondere kleinen Handwerksbetrieben und Dienstleister wie Steuerberater, Unternehmensberater und Kommunikationsagenturen, die oftmals nur einen kleinen Kundenstamm haben, sollten tunlichst darauf verzichten, Weihnachtskarten mit einem eingedruckten Text zu verschicken. Denn nur eine mit der Hand geschriebene Weihnachtskarte steht für etwas Persönliches! Dem Empfänger der Karte wird signalisiert, dass sich das Unternehmen bzw. der Absender beim Schreiben der Weihnachtskarte Mühe gegeben hat. Eine Weihnachtskarte stellt nicht nur eine kleine Aufmerksamkeit dar, sondern ist ein Ausdruck von persönlicher Wertschätzung! Der Kunde wird eine mit der Hand geschriebene Weihnachtskarte auf jeden Fall positiv zur Kenntnis nehmen.

Etwas anderes sieht die Situation bei Unternehmen aus, die über 1.000 Weihnachtskarten verschicken. Es wird kaum möglich sein, allen Kunden eine handgeschriebene Weihnachtskarte zu schreiben. Ein Kompromiss könnte aber so aussehen, dass man an die B- und C-Kunden eingedruckte Weihnachtsgrüße und an die A-Kunden mit der Hand geschriebene Weihnachtsgrüße verschickt. Weihnachtskarten mit eingedruckten Standardtexten sollten zumindest persönlich mit der Hand unterzeichnet werden. So viel Zeit und Wertschätzung sollte man seinen Geschäftspartnern entgegenbringen. Für Unternehmen, die gerne handgeschriebene Weihnachtskarten an ihre Kunden verschicken möchten, jedoch nicht über die zeitlichen bzw. personellen Ressourcen verfügen, gibt es Dienstleister, die einen Weihnachtskarten Handschreibservice anbieten. Ab einer Menge von 101 Weihnachtskarten kostet der Service 2,50 € (brutto) pro geschriebenem Text (Textlänge bis 250 Zeichen). Genauso wie der Text auf der Karte sollte die Adresse auf dem Kuvert der Weihnachtskarte mit der Hand geschrieben werden. Der Weihnachtskarten Handschreibservice ist für Unternehmen eine elegante Möglichkeit, eine nervenaufreibende Arbeit auszulagern und dennoch beim Kunden einen wertschätzenden Eindruck zu hinterlassen.

Tipp 5: Persönlich schreiben

Wie im echten Leben kann man auch beim Schreiben einer Weihnachtskarte durch Persönlichkeit am meisten punkten. Mit einem standardisierten Einheitstext wird dieses jedoch nur schwer gelingen. Man will dem Geschäftspartner beim Lesen der Weihnachtskarte ja eine Freude bereiten. Das Verfassen einer persönlichen Weihnachtskarte muss aber nicht zwangsläufig damit verbunden sein, dass man für jeden Kunden einen individuellen Weihnachtstext schreibt. Daher sollte das Hauptaugenmerk vor dem Schreiben der Weihnachtskarten auf die Struktur bzw. die Gliederung des Textes gelegt werden.

In der Praxis hat sich eine Unterteilung in Einleitung, Hauptteil und Schluss als sinnvoll erwiesen. Für die Einleitung und den Schlussteil kann man einige individuelle Mustersätze vorformulieren. Je nach Kunden kann man dann die jeweils passenden Sätze auswählen. Im Hauptteil kann man der Weihnachtskarte durch einen auf den Kunden zugeschnittenen Satz die notwendige persönliche Note verpassen. Als Aufhänger eignet sich bspw. ein zukünftiges Projekt des Kunden, ein Jobwechsel oder die Geburt eines Kindes. All das sind Anlässe, auf die man wunderbar in der Weihnachtskarte eingehen kann.

Generell sollte der Text in der Weihnachtskarte möglichst kurz gehalten werden. Der Schreinstil sollte dem Anlass entsprechend besinnlich gehalten werden. Auf typisches Beamtendeutsch und altbackene Weihnachtsfloskeln sollten verzichtet werden.

Tipp 6: Werbung ist ein Tabu

Wenn es eine Sache gibt, die auf keinen Fall in eine Weihnachtskarte gehört, dann ist das Werbung! Sätze wie „Lieber Herr Schuster, ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie schöne Weihnachtsfeiertage und freue mich schon darauf, Ihnen Anfang des Jahres unseren neuen EP 3000 dhd Staubsauer mit integrierter Dampffunktion vorzustellen. Wenn ich bei Ihnen in der Nähe bin, schaue ich einfach mal unangekündigt vorbei …“ sind in Weihnachtskarten ein absolutes No-Go!

Tipp 7: Versanddatum bestimmen

Das Versanddatum der Weihnachtskarten sollte so gewählt werden, dass Sichergestellt ist, dass die Karte einige Tage vor Weihnachten beim Geschäftspartner ankommt. Da die Post in der Weihnachtszeit auf Hochtouren arbeitet, sollten für den Versand der Karte zwei Tage mehr als üblich eingeplant werden. Kommt die Weihnachtskarte erst nach den Weihnachtsfeiertagen beim Geschäftspartner an, hat sie ihren Zweck verfehlt und wirkt sich womöglich sogar negativ auf die Geschäftsbeziehung aus.

Der optimale Versandzeitpunkt für die Weihnachtspost sind die ersten beiden Adventswochen. Zum einen gibt man dem Geschäftspartner ausreichend Zeit, sich mit einer eigenen Weihnachtskarte zu revanchieren und zum anderen besteht die Möglichkeit, dass die Weihnachtskarte die komplette Weihnachtszeit über einen Platz auf dem Arbeitsplatz des Geschäftspartners erhält.